Laporan kegiatan adalah sejumlah informasi yang diberikan kepada atasan dengan tujuan sebagai pertanggung jawaban atas pelaksanaan suatu kegiatan. Pembuatan laporan kegiatan biasanya dilakukan ketika sebuah acara atau kegiatan telah selesai dilaksanakan.

Fungsi Laporan Kegiatan

Ada beberapa fungsi yang dimiliki oleh laporan kegiatan seperti:

• Bukti pertanggung jawaban dari pelaksanaan sebuah kegiatan;
• Sebagai bahan evaluasi untuk pelaksanaan kegiatan selanjutnya;
• Sebagai dasar pengambilan keputusan atau kebijakan tertentu.

Jenis Laporan Kegiatan

Secara umum laporan kegiatan dapat dibagi menjadi dua jenis yaitu:

• Laporan kegiatan secara tidak tertulis, laporan jenis ini biasanya dilakukan dengan cara memberikan informasi secara langsung. Dan dilakukan secara tatap muka dengan atasan.
• Laporan kegiatan secara tertulis, laporan jenis ini biasanya dibuat dengan bentuk dokumen dan memuat berbagai jenis informasi terkait kegiatan yang telah dilaksanakan. Sebagai pelengkap, dalam laporan kegiatan biasanya juga disertai dengan dokumentasi kegiatan.

Format Laporan Kegiatan

Dalam menyusun laporan kegiatan Sobat Pintar harus dapat mengikuti format laporan kegiatan yang berlaku. Berikut adalah contoh laporan kegiatan yang baik dan benar beserta formatnya.

Halaman Sampul

Kata Pengantar

Daftar isi

BAB I

Pendahuluan

Latar Belakang Kegiatan

Berisi alasan atau masalah yang melatar belakangi suatu kegiatan diselanggarakan. Beberapa alasan yang umum biasanya adalah untuk membuat anggota sebuah organisasi menjadi lebih kompak atau dalam rangka untuk orientasi anggota baru dari sebuah kelompok atau organisasi.

Rumusan Masalah

Berisi batasan-batasan yang akan dilakukan dan tidak dilakukan.

Tujuan Kegiatan

Merupakan lanjutan dari latar belakang, pada bagian ini berisi tujuan yang ingin dicapai setelah kegiatan diselenggarakan. Seperti membuat tim menjadi lebih kompak atau lainya.

Manfaat Kegiatan

Keuntungan apa yang akan didapatkan setelah mengikuti acara baik dari sisi peserta maupun penyelenggara.

BAB II

Isi Laporan

Jenis atau Nama Kegiatan

Penjelasan singkat terkait jenis kegiatan yang akan dilaksanakan

Waktu dan Tempat Kegiatan

Deskripsi waktu, tanggal, dan tempat kegiatan

Panitia Kegiatan

Berisi susunan panitia kegiatan mulai dari penanggung jawab, ketua, dan berbagai divisi yang ada

Susunan Acara

Berisi rundown kegiatan yang menjelaskan secara rinci susunan kegiatan mulai dari waktu, penanggung jawab setiap sesi, sampai pengisi acara disetiap sesi.

Peserta Kegiatan

Berisi daftar peserta yang mengikuti kegiatan yang telah diselenggarakan. Untuk bagian ini bersifat opsional bisa masuk dalam bagian isi laporan, lampiran, atau tidak dimasukan. Jika peserta yang mengikuti kegiatan tidak terlalu banyak maka bisa dimasukan pada bagian isi laporan.

Tetapi jika banyak peserta yang mengikuti kegiatan maka, bisa Sobat Pintar masukan dibagian lampiran. Bagian ini bersifat opsional karena dalam sebuah kegiatan sudah ada buku kehadiran atau absen dari peserta. Dan buku ini biasanya juga diikutkan ketika menyerahkan laporan.

Deskripsi Kegiatan

Pelaksanaan

Berisi uraian singkat terkait persiapan yang dilakukan sebelum kegiatan

Pasca Pelaksanaan

Berisi uraian terkait hasil dari pelaksanaan kegiatan yang telah dilakukan

Kendala Pelaksanaan

Berisi uraian terkait kendala yang dihadapai selama pra kegiatan dan ketika kegiatan berlangsung. Dan juga solusi yang dilakukan panitia ketika menemui kendala tersebut.

Anggaran Dana

Berisi penjelasan terkait sumber dana, apakah dari biaya patungan, sumbangan, atau hasil tiket penjualan. Selain itu juga berisi rincian pengeluaran, seperti untuk pembelian atau penyewaan peralatan atau biaya menghadirkan bintang tamu pada kegiatan.

BAB III

Penutup

Simpulan dan Saran

Berisi penjelasan singkat terkait keseluruhan pelaksanaan kegiatan, apa yang didapat, dan apakah acara tersebut telah memenuhi tujuan dari pelaksanaan kegiatan.

Lampiran

Tidak semua laporan kegiatan membutuhkan lampiran tetapi laporan hasil kegiatan yang baik adalah laporan yang memiliki lampiran. Pada bagian lampiran ini biasanya berisi dokumentasi selama kegiatan berlangsung dan juga bukti kwitansi dari belanja yang dilakukan selama kegiatan.

Nah, Sobat pintar itu adalah contoh format laporan kegiatan yang baik dan benar. Format laporan ini dapat Sobat Pintar terapkan untuk membuat laporan dari berbagai jenis kegiatan.