Optimalisasi Peran Kearsipan Melalui Strategi Penataan Kearsipan Terpadu di UNIMOR (SePaKaT-Unimor)

Universitas Timor, Kamis 1 /08/ 2024; Universitas Timor (UNIMOR) menyelenggarakan bimtek bertajuk “Optimalisasi Peran Kearsipan Melalui Strategi Penataan Kearsipan Terpadu di UNIMOR” (SePaKaT-Unimor). Kegiatan ini berlangsung di Student Center Universitas Timor dan dihadiri oleh arsiparis dari berbagai unit di Universitas Timor.

Acara dimulai dengan pembukaan resmi oleh Rektor Universtias Timor Dr. Ir. Stefanus Sio, M.P. Dalam sambutannya, Beliau menekankan pentingnya peran arsip dalam menunjang efisiensi administrasi dan keberlanjutan informasi di lingkungan akademis. Beliau mengapresiasi upaya yang dilakukan untuk meningkatkan pengelolaan arsip melalui bimtek ini dan berharap semua peserta dapat memanfaatkan ilmu yang diperoleh untuk meningkatkan sistem kearsipan di UNIMOR.

Kegiatan ini terbagi dalam 2 sesi. Dimana pada sesi ini mengupas kebijakan pengelolaan kearsipan serta peranan penting arsip dalam konteks pemerintahan daerah. Pembicara menjelaskan bagaimana arsip berfungsi sebagai alat yang mendukung transparansi, akuntabilitas, dan penyediaan informasi yang relevan untuk pengambilan keputusan yang efektif. Penekanan diberikan pada bagaimana kebijakan ini dapat diterapkan di tingkat universitas.

Sesi kedua ini membahas teknik-teknik pemberkasan arsip aktif, yaitu dokumen-dokumen yang masih sering digunakan. Pemateri menjelaskan metode penyimpanan yang efisien, pengelompokan dokumen berdasarkan kategori, serta cara menjaga keamanan arsip aktif baik secara fisik maupun digital. Tujuannya adalah untuk memastikan aksesibilitas yang mudah dan pengelolaan yang optimal.

Dalam sesi ini, pemateri yang merupakan arsiparis dari Dinas Perpustakaan dan Arsip Pemda Kabupaten Timor Tengah Utara Apolonia Y. I. Fernandez, SE., menjelaskan secara rinci proses pembuatan daftar arsip berdasarkan SKKAAD (Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis). SKKAAD adalah aturan peembatasan hak akses terhadap fisik dan informasinya sebagai dasar untuk menentukan keterbukaan dan kerahasiaan arsip dalam rangka melindungi hak dan kewajiban pencipta arsip dan pengguna dalam pelayanan arsip. Keberadaannya diperlukan sebagai pedoman para pengelola arsip dalam memberikan layanan akses terhadap arsip dinamis. Pembicara memberikan panduan praktis mengenai cara membuat daftar arsip yang sistematis dan bermanfaat untuk manajemen arsip yang lebih baik.

Acara ditutup oleh Karo Akademik, Perencanaan, Keuangan dan Umum Universitas Timor; Dra. Emmerentiana Immaculata Ukat, yang merangkum hasil-hasil utama dari setiap sesi dan menegaskan pentingnya implementasi strategi yang telah dibahas. Karo UNIMOR mengajak semua peserta untuk menerapkan pengetahuan yang telah diperoleh dalam sistem kearsipan di UNIMOR agar pengelolaan arsip menjadi lebih efektif dan terintegrasi.

Dengan diadakannya bimtek SePaKaT-Unimor, diharapkan Universitas Timor dapat mengoptimalkan peran kearsipan melalui penerapan strategi penataan kearsipan terpadu. Hal ini diharapkan tidak hanya meningkatkan efisiensi administrasi di lingkungan kampus tetapi juga mendukung pengelolaan informasi yang lebih baik dan berkelanjutan. Humas_unimor