Formal Letter

Definition of Formal Letter

Pernah ngga sih sobat menulis surat? Kira-kira surat seperti apa yang pernah sobat tulis?
Surat merupakan salah satu sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertentu yang dikirim oleh seseorang kepada penerima surat yang dituju.

Dalam bahasa Inggris, surat dapat terbagi menjadi 2 jenis, formal letter (surat resmi) dan informal letter (surat tidak resmi). Nah, kali ini kita akan belajar tentang formal letter.

Apa sih definisi dari Formal letter?

Formal letter atau surat resmi adalah surat yang dikeluarkan oleh instansi tertentu untuk keperluan resmi sobat. Karena diperuntukkan untuk keperluan resmi, jenis surat ini ditulis menggunakan bahasa yang resmi dan memiliki struktur. Biasanya, surat ini dapat berupa undangan resmi untuk rapat, keperluan acara sekolah, keperluan wisuda, dan lain sebagainya.

Atau dalam bahasa inggris (Formal Letters, also called Business Letters or Professional Letters, are letters written in a strict and specific format.)

Perlu diketahui sobat, formal letter biasanya ditulis karena beberapa alasan, seperti:

to express your concerns while working in a professional setup
(untuk mengungkapkan kekhawatiran Anda saat bekerja dalam pengaturan profesional).

to provide official information across your workspace
(untuk memberikan informasi resmi di ruang lingkup pekerjaan).

to order goods, to apply for employment, etc.
(Untuk memesan barang, melamar pekerjaan, dll).

Structure of Formal Letter

Addresser (Nama dan Alamat pengiriman surat)
Addresser adalah struktur paling awal pada formal letter yang berupa nama dan alamat lengkap pengirim sobat. Dalam hal ini, pengirim bisa dari perseorangan atau organisasi.
Selain itu, seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, beberapa perusahaan/lembaga/instansi dapat menuliskan Addresser dalam format kop surat (letterhead) yang disertai juga dengan logo.

Date (Tanggal surat dibuat)
Yang kedua merupakan struktur formal letter yang berisi tanggal dibuat atau dikeluarkannya surat resmi untuk kemudian dikirimkan pada penerima. Umumnya penulisan akan diawali dengan nama kota, kemudian diikuti oleh tanggal, bulan, dan tahun surat.

Addressee (Nama dan Alamat penerima)
Sebelum sobat masuk pada isi surat, sobat harus cantumkan dulu dong, siapa, sih, orang atau lembaga yang dituju? Oh ya sobat, kalian perlu hati-hati! Jangan sampai ada salah penulisan atau typo ya, terlebih untuk penulisan nama perusahaan atau gelar individu yang dituju.

Salutation (Sapaan) and Name (Nama Penerima)
Pada bagian ini, sobat dapat memberikan sapaan terlebih dahulu untuk si penerima surat secara formal. Sapaan umum dalam formal letter adalah 'Dear' yang diikuti dengan last name penerima surat. Tapi, jika yang akan sobat kirimkan surat adalah perempuan, maka perlu dilihat terlebih dahulu, apakah beliau sudah menikah atau masih berstatus lajang.

Sobat pasti tahu dong, dalam bahasa Inggris ada perbedaan antara Ms. dengan Mrs.? Yap, kalau Ms. (lalu diikuti nama) hanya ditujukan untuk perempuan dewasa yang belum menikah. Contohnya ‘Dear Ms. Indy’. Sementara itu, Mrs. (lalu diikuti nama) berlaku untuk wanita dewasa yang sudah menikah, misal ‘Dear Mrs. Shandy’. Kalau untuk laki-laki, sih, baik lajang maupun sudah menikah sapaannya tetap sama, yaitu Mr. Misalnya ‘Dear Mr. Sosiawan’.

Wait! For your information guys, jadi sebetulnya Mr.,  Ms. atau Mrs. itu seharusnya diikuti oleh family name (nama keluarga). Misal nama lengkapmu adalah Livy Shabrina Wibowo, maka seharusnya ditulis sebagai Ms. Wibowo, atau bahkan ditulis secara lengkap dengan Ms. Livy Shabrina Wibowo.

Tapi, di Indonesia, biasanya kata sapaan akan diikuti oleh given name (bukan nama keluarga). Soalnya, di Indonesia nggak semua orang memiliki nama keluarga. Misalnya nama kamu adalah Mr. Tedy Rizka, maka dalam surat resmi bahasa Inggris, sapaan Mr./Ms./Mrs. akan tetap diikuti oleh nama pertama → Mr. Tedy, yang mana seharusnya adalah Mr. Rizka.
Selain itu, jika kondisinya sobat tidak mengetahui nama penerima, cukup untuk menuliskan kata 'Dear, Sir', 'Dear, Madam', atau 'Dear, Sir or Madam'. Atau, sobat bisa juga menuliskan nama posisi/jabatan mereka. Misal ‘Dear Hiring Manager’ ya, guys.

Body/Content (isi surat)
Pada bagian ini, saatnya sobat mengutarakan inti dari penulisan formal letter itu sendiri.
Sampaikan apa maksud dari suratmu secara gamblang. Apakah ingin mengundang penerima untuk menghadiri acara kantormu? Ingin mengajukan resign? Atau hal-hal lainnya. Isi surat inilah yang akan menentukan suratmu termasuk ke dalam formal letter jenis apa.
Selain itu, pada bagian paragraf pembuka, kamu dapat mengawalinya dengan maksud dan tujuan surat.

Closing Sentence (Kalimat Penutup)
Sebelum mengakhiri surat, jangan lupa untuk menuliskan paragraf penutup terlebih dahulu sobat. In general, pada bagian ini pengirim surat akan menuangkan harapan mereka terhadap penerima surat, kemudian disusul dengan ucapan terima kasih.
Part penutup tentu harus disesuaikan dengan konteks surat ya. Misal kalau dalam cover letter, yang sering kita temukan adalah kalimat seperti ini, ‘Thank you and I look forward to hearing from you soon’.

Complimentary Close (Salam Penutup)
Sobat pasti nggak asing dengan penutup seperti ini, ‘Sincerely’, ‘Best Regards’, ‘Warm Regards’, kan? Itulah yang dinamakan salam penutup untuk mengakhiri penulisan surat resmi bahasa Inggris yang kamu tulis.

Signature (Tanda Tangan)
Di atas, kita sudah membahas kalau pada formal letter perlu dilengkapi dengan signature. Formatnya bisa hanya berupa nama lengkap dan jabatan, bisa disertai juga dengan tanda tangan pengirim, dibubuhkan cap/stempel, atau bahkan materai. Perlu diingat, ini disesuaikan dengan seberapa penting formal letter yang kamu tulis sobat.