apakah Guru Pintar pernah merasa overwhelmed atau kewalahan karena tugas yang menumpuk? Atau mungkin saat ini sedang Guru Pintar sedang merasa memiliki banyak sekali tugas namun kesulitan dalam menyelesaikannya? Jika Guru Pintar pernah atau sedang mengalami hal seperti tersebut di atas, maka sepertinya sekarang adalah waktu yang tepat untuk mulai menerapkan sistem Getting Things Done (GTD). 

Apa Itu Getting Things Done (GTD)?

Getting Things Done adalah sebuah sistem manajemen tugas yang dirancang oleh David Allen. Ide utama Getting Things Done adalah semakin banyak tugas, semakin sulit pula memutuskan tugas apakah yang perlu dikerjakan terlebih dahulu. Jika situasi semacam ini dibiarkan berlarut-larut, maka akan membuat Guru Pintar mudah mengalami stres karena terlalu banyak berpikir tapi sedikit bertindak.

Dalam bukunya, David Allen menyatakan bahwa otak manusia jauh lebih baik dalam memproses informasi daripada menyimpannya. Metode GTD yang ditawarkan oleh David Allen ini memberikan alternatif cara untuk mengabaikan atau membuang hal-hal yang tidak terlalu penting untuk dipikirkan. Dengan demikian, Guru Pintar dapat lebih fokus untuk mengatur target pekerjaan atau hal-hal yang memang tepat untuk diselesaikan dalam waktu dekat. Ketika Guru Pintar berhasil menerapkan metode Getting Things Done dengan benar, maka akan sangat membantu dalam memahami tugas apa saja yang perlu diprioritaskan. Guru Pintar tidak akan terlalu khawatir atas pekerjaan-pekerjaan yang mungkin saja terlewat.

Kapan Metode Getting Things Done cocok untuk dilakukan?

Foto oleh Polina Tankilevitch dari Pexels

Menjadi produktif adalah harapan semua orang, termasuk juga Guru Pintar. Guru produktif dalam mengajar adalah idaman semua guru. Berikut ini adalah sinyal-sinyal yang menunjukkan bahwa Guru Pintar harus menerapkan Getting things Done:

1. Guru Pintar merasa kewalahan karena tugas yang menumpuk.

2. Guru Pintar sering merasa khawatir tentang melupakan hal-hal detail.

3. Guru Pintar sedang menjalani banyak proyek tetapi kesulitan dalam menyelesaikannya.

4. Guru Pintar belum pernah menerapkan metode Getting Things Done sebelumnya.

Tahap Produktivitas Guru Melalui Langkah-Langkah Getting Things Done

Foto oleh Ivan Samkovdari pexels

Terdapat lima hal yang harus Guru Pintar lakukan dalam menerapkan Getting Things Done. lima langkah tersebut adalah capture, Clarify, Organize, engage, dan review.  

Capture

Otak kita bukanlah tempat menyimpan ide atau informasi, tetapi tempat untuk memunculkan ide. Oleh karena itu, jika ada ide-ide yang melintas di pikiran, segera catat atau screenshot atau foto atau lakukan apapun supaya tidak lupa. Kebanyakan manusia itu mudah lupa. Jika ide-ide hanya disimpan dalam kepala saja, maka akan sulit sekali merealisasikannya. Oleh karena itu untuk menerapkan metode Getting things Done dalam kehidupan sehari-hari, mulai sekarang berhenti untuk hanya menyimpan ide atau pemikiran dalam otak saja. Tuangkan apa saja yang terlintas di dalam pikiran dalam bentuk catatan, baik fisik atau digital. Kemudian susun catatan dengan visualisasi yang jelas dan menarik. Hal ini akan membuat Guru Pintar mudah memahami ide-ide tersebut dan juga akan membuat Guru Pintar tertarik untuk membacanya kembali. Catatan-catatan ini akan menjadi bank tugas yang akan Guru Pintar lakukan. Guru Pintar juga dapat memilah mana-mana yang sebenarnya tidak terlalu penting untuk dipikirkan dalam kepala kita. Hal-hal yang kurang penting ini harus dikeluarkan dari pikiran untuk menurunkan potensi stres. Kesimpulannya adalah, selain untuk merekam apa saja yang dipikirkan, catatan-catatan yang Guru Pintar buat dapat digunakan untuk membuang “kekacauan” yang muncul dan memenuhi kepala.

Clarify

Tahap produktivitas guru yang kedua setelah capture adalah clarify. Yang dimaksud dengan clarify di sini adalah mengklarifikasi dan mengubah poin-poin dalam catatan yang telah dibuat  menjadi tindakan. Dalam tahap ini Guru Pintar dapat mencermati dan menganalisis catatan tersebut dan kemudian melakukan hal-hal berikut ini:

1. Jika ada hal-hal yang dapat direalisasikan sendiri dalam hitungan menit, maka selesaikanlah segera.

2. Jika ada hal yang dapat didelegasikan, maka delegasikan kepada orang yang kita percaya.

3. Jika dalam catatan terdapat ide atau informasi yang penting untuk dipelajari kembali, maka simpanlah pada catatan lain yang berisi seluruh daftar referensi dalam bekerja.

4. Jika ada hal atau tugas yang harus diselesaikan pada waktu tertentu, catatlah waktu atau deadline penyelesaian tugas tersebut. kemudian simpan pada daftar tenggat waktu untuk tugas-tugas tersebut.

5. Jika ada hal-hal yang ternyata tidak penting, maka coret atau hapus dari catatan.

6. Jika ada hal yang cukup rumit, buatlah perincian atas tugas tersebut dan identifikasi langkah-langkah apa saja yang perlu dilakukan untuk menyelesaikannya.

Susun hasil analisis di atas dengan baik. Jika perlu, berikan catatan atau keterangan yang lebih spesifik atas daftar tugas tersebut. Semakin spesifik langkah-langkah yang perlu dilakukan, maka metode Getting Things Done akan semakin mudah untuk kita implementasikan.

Organize

Prinsip-prinsip produktivitas salah satunya ada pada tahap yang ketiga ini, yaitu organize. Setelah mencatat dan mengklarifikasi tugas-tugas atau ide-ide yang muncul, selanjutnya yang harus Guru Pintar lakukan adalah mengelola daftar tugas atau ide tersebut dengan tepat. Pada kenyataannya, proses klarifikasi dan pengaturan atau pengaturan tugas seringkali terjadi secara bersamaan. Akan tetapi akan lebih baik jika Guru Pintar memisahkan dua langkah ini. Guru Pintar dapat memindahkan tugas-tugas yang sudah diklarifikasi ke dalam visualisasi catatan yang lain, jangan lupa sertakan jadwal dan catatan pengerjaan masing-masing tugas tersebut.

Engage

Produktivitas kerja Guru Pintar akan maksimal jika setelah tahap pengelolaan tugas-tugas dilanjutkan dengan tahap engage. Pada  tahapan ini daftar tugas yang telah dibuat sudah penuh dengan catatan yang detail terkait proses pengerjaannya. Guru Pintar dapat langsung menindaklanjuti setiap poin pada daftar tugas itu. Ibarat benang kusut yang telah terurai, pada tahap ini Guru Pintar sudah dapat menjawab kebingungan tentang tugas mana saja yang perlu atau dapat diselesaikan terlebih dahulu. Guru Pintar dapat mulai melakukan pekerjaan-pekerjaan atau hal-hal yang perlu dilakukan berdasarkan skala prioritas. Setiap Guru Pintar sudah menyelesaikan satu pekerjaan, langsung cek hal apa atau tugas apa berikutnya yang perlu diselesaikan. Guru Pintar dapat menyesuaikan ulang urutan pekerjaan yang perlu kita selesaikan berdasarkan situasi dan kondisi di lapangan.

Review

Tahap terakhir dari Getting Thing Done adalah review. Guru Pintar perlu menyisihkan waktu untuk meninjau kembali daftar tugas atau ide yang telah disusun. Guru Pintar dapat  memeriksa daftar tersebut dan mengevaluasinya. Pemeriksaan ini dapat membantu dalam melakukan adaptasi dengan beragam perubahan situasi dan kondisi yang sedang dialami. Guru Pintar juga dapat meningkatkan fokus kerja dan mengidentifikasi kekurangan-kekurangan untuk diperbaiki ke depannya. Tahapan review ini membuat Guru Pintar tidak hanya mengerjakan tugas, tetapi juga memastikan bahwa telah mengerjakan tugas-tugas atau merealisasikan ide-ide dengan tepat. Oleh karena itu, luangkan sebagian waktu dari kesibukan Guru Pintar untuk melakukan peninjauan ini dan lakukanlah secara rutin.

Dengan menerapkan Getting Things Done, Guru Pintar dapat meningkatkan produktivitas mengajar dan juga produktivitas di luar mengajar. Jika perlu, tularkan pengalaman Guru Pintar dalam menerapkan Getting Things Done pada program pembinaan guru yang ada di sekolah. Dengan konsisten melakukan hal ini, maka tugas-tugas yang ada yang dapat diselesaikan dengan efektif dan efisien.