Jurusan Administrasi Perkantoran menjadi salah satu jurusan incaran calon mahasiswa baru, baik pada Program Vokasi (D3) maupun Sarjana (S1). Namun tau ga sih, Sobat? Administrasi Perkantoran juga merupakan salah satu pilihan jurusan di SMK.

Psstt... Jenjang manapun yang menjadi pilihanmu, Jurusan Administrasi Perkantoran itu terkenal dengan prospek kerjanya yang bejibun, lho! Jadi pengen kenal jurusan ini, kan?

Pengertian Administrasi Perkantoran

Photo by Andrea Piacquadio on Pexels

Menurut para ahli, ada beberapa pengertian Administrasi Perkantoran. Dikutip dari laman pelajaran.co.id dan Seputar Pengetahuan, berikut ini beberapa pengertian Administrasi Perkantoran menurut para ahli.

Prajudi Atmosudirjo

Administrasi Perkantoran adalah gabungan dan kombinasi antara corporate management (kantor sebagai kesatuan yang terdiri atas gedung, tanah, personil, dan perlengkapan) dengan operation management (pekerjaan kantor).

Moekijat

Administrasi Perkantoran adalah penerapan fungsi-fungsi manajemen pada kantor, yaitu perencanaan, pengorganisasian, penggerakkan, dan pengawasan kantor agar tujuan kantor dapat tercapai dan pegawai-pegawai merasa puas.

Suparjati, dkk

Administrasi Perkantoran adalah suatu proses kerjasama di dalam kantor untuk mencapai tujuan kantor yang telah ditetapkan sebelumnya dengan melaksanakan fungsi-fungsi manajemen.

Fungsi dan Tujuan Administrasi Perkantoran

Photo by Firmbee on Pixabay

Next, kita perlu tahu nih,  apa saja tugas Administrasi Perkantoran. Tugas Administrasi Perkantoran yang utama adalah melakukan rekapitulasi data, mengelola dokumen, dan menyimpan dokumen secara terstruktur. Dari tugas utama ini kita bisa menurunkan beberapa tugas Administrasi Perkantoran yang mencakup:

1. Berkomunikasi via telepon, baik melakukan atau menerima panggilan telepon

2. Menyiapkan agenda, seperti jadwal pertemuan, sesuai hasil komunikasi yang telah dilakukan

3. Entri atau rekapitulasi data, berupa data konsumen, transaksi dengan klien, dan lain-lain

4. Menyediakan informasi atau data yang lengkap bagi pihak yang memerlukannya agar pekerjaan terlaksana sesuai dengan prosedur, tenggat waktu, dan standar yang telah ditentukan

5. Melakukan verifikasi hingga membuat laporan kegiatan, misalnya produksi dan pengiriman.

Ruang Lingkup Pekerjaan

Photo by Joergelman on Pixabay

Dari berbagai tugas Administrasi Perkantoran di atas, kita bisa memperkirakan apa saja yang harus dikerjakan. Dengan mengetahui cakupan atau ruang lingkup Administrasi Perkantoran, kita bisa mempersiapkan diri mempelajari skills apa saja yang dibutuhkan. Nah, ruang lingkup tugas Administrasi Perkantoran itu mencakup:

1. Kegiatan kantor yaitu perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pengarahan (actuating), dan pengawasan (controlling)

2. Sarana kerja kantor yaitu bangunan/ gedung, lokasi kantor, interior, peralatan, hingga mesin-mesin yang ada di kantor.

Jurusan Administrasi Perkantoran

Photo by Leah Kelley on Pexels

Tertarik untuk belajar di Jurusan Administrasi Perkantoran, Sobat Pintar? Ketahui dahulu potensi dan kemampuanmu dengan menggunakan Minat Pintar, ya!

Jurusan ini ada di SMK, and as it's mentioned earlier, ada pula di Program Vokasi (D3) dan Sarjana (S1). Di Jurusan Administrasi Perkantoran kita belajar tentang pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk menyelesaikan berbagai pekerjaan di suatu organisasi (perusahaan atau kantor). Tugas administrasi perkantoran yang kita pelajari di Jurusan Administrasi Perkantoran misalnya manajemen kearsipan, korespondensi, teknologi informasi, dan masih banyak lagi.

Pengetahuan dan Keahlian

Photo by Vlada Karpovich on Pexels

Segala yang kita pelajari di Jurusan Administrasi Perkantoran membekali kita dengan kemampuan manajerial, komunikasi, mengelola organisasi, berpikir strategis, bahkan matematika. Mahasiswa Jurusan Adminitrasi Perkantoran belajar mata kuliah Mengetik Elektronik, Stenografi, Praktek Komputer, Praktik Mengetik dan Simulasi Kantor, Manajemen Komplain, dan berbagai mata kuliah Administrasi Perkantoran yang lain.

Siswa Jurusan Administrasi Perkantoran di SMK juga belajar tentang sikap, cara berpakaian, keterampilan berkomunikasi melalui telepon, dan lain-lain. Lulusan SMK Jurusan Administrasi Perkantoran banyak yang kemudian bekerja atau melanjutkan kuliah di Jurusan Administrasi Perkantoran pada Program Vokasi (D3) dan Sarjana (S1).

Prospek Kerja, Profesi dan Karir Lulusan Administrasi perkantoran

Photo by Pixabay on Pexels

Bahkan sejak dari SMK, lulusan Jurusan Administrasi Perkantoran punya prospek cerah di dunia kerja. Banyak tugas Administrasi Perkantoran yang membutuhkan lulusan SMK. Surely, alumni D3 dan S1 Jurusan Administrasi Perkantoran berpeluang meraih prospek kerja yang lebih luas lagi. Dan apa sajakah profesi yang pada umumnya dijalani oleh alumni Jurusan Administrasi Perkantoran?

1. Sekretaris

Tugas Administrasi Perkantoran seorang sekretaris yaitu memfilter informasi seputar bisnis bagi pimpinan, termasuk pula sebagai pihak perekam hingga pengingat berbagai kegiatan pimpinan di perusahaan.

2. Staff Administrasi

Sebagai seorang staff administrasi, tugas Administrasi Perkantoran yang dijalankan mencakup tugas-tugas administrasi kantor yang mendukung operasional perusahaan agar berjalan lancar.

3. Staff Personalia

Payroll, database, presensi, pinjaman, hingga pencatatan cuti karyawan menjadi tugas Administrasi Perkantoran seorang staff personalia.

4. Personal Assistant

Orang-orang penting dengan tingkat kesibukan yang tinggi biasanya membutuhkan bantuan personal assistant. Dengan keterampilannya sebagai alumnus Jurusan Administrasi Perkantoran, seorang personal assistant mampu mengikuti berbagai kegiatan dan membantu segala keperluan atasannya.

5. Public Relations

Karena kecakapannya berkomunikasi, alumni Jurusan Administrasi Perkantoran juga berpeluang kerja di bidang Humas dengan menjembatani antara dunia luar dan perusahaan.

6. Guru SMK

Jika melanjutkan kuliah di Jurusan Pendidikan Administrasi Perkantoran, kita punya bekal untuk menjadi guru dan mengajar Administrasi Perkantoran di SMK.

Universitas Dengan Jurusan Administrasi Perkantoran

Photo by MChe Lee on Unsplash

Prospek kerja yang beragam tak lepas dari skills yang dikuasai oleh alumni Jurusan Administrasi Perkantoran. Nggak cukup hanya belajar excel untuk Administrasi Perkantoran ya, Sobat! Ada jauh lebih banyak yang perlu kita pelajari di jurusan ini. Lantas, di mana kuliahnya?

Untuk Program Vokasi (D3), Jurusan Administrasi Perkantoran dengan akreditasi A BAN-PT ada di Universitas Airlangga dan Universitas Indonesia. Sedangkan pada Program Sarjana (S1), Jurusan Pendidikan Administrasi Perkantoran dengan akreditasi A BAN-PT ada di Universitas Negeri Malang, Universitas Negeri Medan, Universitas Negeri Makassar, Universitas Negeri Yogyakarta, Universitas Negeri Surabaya, dan Universitas Sebelas Maret.

Contoh Laporan PKL Administrasi Perkantoran

Format laporan PKL SMK Jurusan Administrasi Perkantoran terdiri:

Bab I: Pendahuluan

Memuat Latar Belakang, Batasan Masalah, Tujuan, Manfaat Praktek Kerja Lapangan, Metode Pengumpulan Data, Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan, Sejarah Singkat tempat PKL, dan hal-hal lain yang diperlukan

Bab II: Pembahasan

Memuat hal-hal terkait dengan PKL seperti Teori Kearsipan dan Sistem Kearsipan

Bab III: Tinjauan Khusus

Membahas tentang Kegiatan PKL dan Penjelasan Kegiatan

BAB IV: Penutup

Memuat Kesimpulan, Saran-Saran, Daftar Pustaka, dan Lampiran

Contoh Laporan Prakerin Administrasi Perkantoran

Format laporan Prakerin SMK Jurusan Administrasi Perkantoran terdiri:

Bab I: memuat Latar Belakang, Tujuan, Pemilihan Tempat Prakerin, Metode Pengumpulan Data, dan hal-hal lain yang diperlukan

Bab II: memuat hal-hal terkait tempat Prakerin seperti Sejarah, Profil, Aset, Tata Tertib, hingga Jam Kerja Perusahaan

Bab III: membahas tentang Dasar Teori dan Pembahasan Kegiatan

BAB IV: memuat Kesimpulan dan Saran

Kedua contoh format di atas merupakan inti laporan. Setiap laporan PKL dan Prakerin pada satu kampus atau sekolah tentu berbeda dari yang lain.

Nah, ingin masuk Jurusan Administrasi Perkantoran, Sobat? Di SMK, Program Vokasi (D3), atau Sarjana?