Surat Pribadi dan Surat Dinas

Pengertian Surat Pribadi dan Surat Dinas

Pengertian Surat Pribadi dan Surat Dinas

Apa yang dimaksud dengan surat pribadi atau personal letter?

Pengertian Surat Pribadi

Adalah jenis surat yang dibuat untuk keperluan pribadi atau personal yang ditujukan kepada pihak lain, baik kepada seseorang maupun kepada organisasi atau perusahaan. Surat pribadi bisa menggunakan bahasa baku ataupun tidak baku karena isi surat tersebut dapat disesuaikan dengan keperluannya. Dalam penulisan isi surat pribadi harus selalu memperhatikan etika dan menggunakan bahasa yang sopan. Surat pribadi merupakan jenis surat yang berisi keperluan pribadi yang biasanya ditulis dengan secara pribadi dan ditujukan kepada orang lain dengan menggunakan suatu bahasa yang tidak baku. Secara garis besar, sebenarnya surat pribadi tidak mempunyai peraturan yang mengikat. Surat pribadi bisa ditulis menurut selera masing-masing penulis. meskipun begitu,dalam etika dan penggunaan bahasa yang sopan tentu saja harus tetap diperhatikan sesuai latar belakang dan kepada siapa surat itu akan ditujukan.

Pengertian Surat Resmi Yang Disebut Juga Dengan Surat Dinas

Yaitu media komunikasi dalam bentuk tulisan yang digunakan dalam situasi formal atau resmi dan dibuat sesuai dengan aturan-aturan tertentu yang sudah ada. Digunakan oleh perusahaan, perorangan, organisasi, maupun instansi baik itu perusahaan milik pemerintah maupun swasta. Penggunaannya tidak digunakan semata-mata untuk kepentingan pribadi (individu), tetapi untuk kepentingan dari sebuah organisasi maupun instansi. Lalu kenapa perorangan bisa menggunakannya? Itu disebabkan karena dibuat tidak secara asal-asalan serta mengikuti aturan-aturan tertentu. Contohnya adalah undangan pernikahan. Surat resmi dibuat dengan kaidah dan aturan yang telah ditentukan, misalnya penggunaan bahasa baku, isi surat harus efektif dan jelas, dan dibuat dengan cermat sesuai keperluannya.

Struktur Surat Pribadi dan Surat Dinas

Struktur Surat Pribadi dan Surat Dinas

Dalam pembuatan sebuah surat pribadi, terdapat beberapa bagian yang saling melengkapi. Bagian-bagian surat pribadi tersebut antara lain:

1. Alamat dan Tanggal Penulisan Surat

Pada bagian ini pembuat surat menuliskan alamatnya secara singkat dan juga tanggal surat itu dibuat.

2. Salam Pembuka

Salam pembuka merupakan cara penulis surat memulai komunikasi melalui surat pribadi. Beberapa kata yang sering digunakan sebagai salam pembuka, misalnya:

   a. Salam sejahtera

   b. Assalamualaikum

   c. Dear…

   d. Dan lain-lain

3. Paragraf Pembuka Kalimat

Di paragraf pembuka biasanya berupa pertanyaan mengenai kabar si penerima surat. Misalnya, “Hai Sofia, apa kabar? Bagaimana keadaanmu di sana, pasti sehat ya. Sudah lama tidak ketemu sama kamu, pasti kamu sudah tambah sukses sekarang…”

4. Paragraf Isi

Pada bagian ini adalah tempat dimana si penulis surat menyampaikan inti atau tujuan dibuatnya surat tersebut. Sebuah surat pribadi juga harus memiliki tujuan yang jelas dan disampaikan dengan bahasa yang mudah dimengerti. Misalnya, “Sofia, sahabat kecilku yang baik. Banyak yang terjadi di kampung kita sejak kamu pergi ke kota. Banyak pembangunan infrastruktur yang dilakukan pemerintah, dan sekarang banyak lowongan pekerjaan di sini. Saya ingin mengajak kamu bekerja di perusahaan keluargaku yang mulai berkembang…”

5. Paragraf Penutup

Paragraf ini digunakan untuk menutup atau mengakhiri surat pribadi. Kata-kata yang sering digunakan adalah harapan, mohon diri, permintaan maaf, dan lain-lain. Misalnya, “Sofia, sekian dulu surat saya. Jika sempat, tolong dibalas ya. Jangan lupa, sampaikan salam dari saya untuk Mama dan Papa mu…”

Seperti yang disebutkan pada pengertian surat resmi di atas, dalam surat resmi terdapat beberapa bagian penting yang harus dilengkapi. Beberapa bagian penulisan surat resmi tersebut adalah:

1. Kepala Surat (Kop Surat)

Kepala surat terdiri dari: Logo instansi/ lembaga Nama instansi/ lembaga Alamat, No. Telephone/ fax, dan email instansi/ lembaga

2. Nomor Surat

Setiap kali suatu instansi/ lembaga mengirimkan surat, pasti dilengkapi dengan nomor surat. Dengan adanya nomor surat tersebut, maka akan mudah mengetahui berapa jumlah surat yang telah dikeluarkan dalam satu bulan.

3. Tanggal Surat

Surat resmi selalu dilengkapi dengan tanggal pembuatan surat. Ini berguna sebagai informasi waktu dibuatnya surat tersebut.

4. Lampiran atau Hal

Terkadang surat resmi dilengkapi dengan lampiran, yaitu dokumen lain sebagai pendukung surat resmi tersebut.

5. Alamat Tujuan

Alamat tujuan diberikannya surat resmi tersebut. Biasanya penulisannya singkat saja karena alamat lengkap tujuan biasanya dicantumkan pada sampul surat.

6. Salam Pembuka

Kata pembuka dari sebuah surat resmi dimana bentuknya baku dan formal dengan bahasa yang sopan.

7. Isi Surat

Isi surat adalah bagian utama dari surat resmi. Informasi yang dimuat dalam bagian isi harus dibuat singkat, padat, dan jelas dengan menggunakan bahasa baku.

8. Salam Penutup

Selain salam pembuka, tentunya ada salam penutup surat. Hal ini untuk menunjukkan kesopanan dalam berkomunikasi melalui surat resmi.

9. Tanda Tangan Pengirim Surat

Pada bagian ini harus dicantumkan nama dan tanda tangan pengirim surat atau penanggungjawab.

10 Tembusan

Tembusan dapat dibuat bila surat resmi tersebut perlu diketahui oleh pihak lain.